طرزالعملهای داخلی انجمن افغانهای ویکتوریا (AVA)
بخش ۱ – تعریفها و تفسیر
تعریفها
1.1 در این طرزالعملها:
«قانون» به معنای قانون انجمنهای Societies Act of British Columbia میباشد که از وقت به وقت تعدیل میگردد؛
«هیئت مدیره» به معنای مدیران انجمن میباشد؛
«طرزالعملها» به معنای همین طرزالعملها است که ممکن است از وقت به وقت تعدیل شوند.
تطبیق تعریفهای قانون
1.2 تعریفهایی که در قانون آمده است، بر این طرزالعملها نیز قابل تطبیق میباشد.
تعارض با قانون یا مقررات
1.3 در صورتی که میان این طرزالعملها و قانون یا مقررات مربوطه تعارضی موجود باشد، قانون یا مقررات (حسب مورد) ارجحیت دارد.
بخش ۲ – اعضا
درخواست عضویت
2.1 هر شخص میتواند جهت عضویت در انجمن به هیئت مدیره درخواست ارائه نماید، و پس از پذیرش درخواست توسط هیئت مدیره، به حیث عضو پذیرفته میشود.
مکلفیتهای اعضا
2.2 هر عضو مکلف است اساسنامه انجمن را رعایت نموده و مطابق این طرزالعملها عمل نماید.
مقدار حقالعضویت
2.3 مقدار حقالعضویت سالانه (در صورت موجودیت) توسط هیئت مدیره تعیین میگردد.
عضو فاقد وضعیت مناسب
2.4 هرگاه عضو حقالعضویت سالانه خود را (در صورت موجودیت) پرداخت ننماید، در وضعیت مناسب قرار ندارد و تا زمانی که این مبلغ پرداخت نگردد، در همین وضعیت باقی میماند.
عدم حق رأی برای عضو فاقد وضعیت مناسب
2.5 عضو دارای حق رأی که در وضعیت مناسب قرار ندارد:
(الف) حق رأیدهی در مجمع عمومی را ندارد؛ و
(ب) برای منظور تصویب فیصلههای اعضای دارای حق رأی، به حیث عضو دارای حق رأی محسوب نمیگردد.
ختم عضویت در صورت عدم وضعیت مناسب
2.6 عضویت یک شخص در انجمن خاتمه مییابد، هرگاه آن شخص برای مدت ۶ ماه پیهم در وضعیت مناسب قرار نداشته باشد.
بخش ۳ – جلسات عمومی اعضا
زمان و مکان جلسه عمومی
3.1 جلسه عمومی باید در زمان و، در صورت لزوم، در مکانی برگزار گردد که توسط هیئت مدیره تعیین میشود.
امور عادی در جلسه عمومی
3.2 در جلسه عمومی، امور ذیل بهعنوان امور عادی محسوب میگردد:
(الف) تصویب اصول اداره جلسه؛
(ب) بررسی صورتهای مالی انجمن که به جلسه ارائه میشود؛
(ج) بررسی گزارشهای هیئت مدیره یا حسابرس (در صورت موجودیت)؛
(د) انتخاب یا تعیین اعضای هیئت مدیره؛
(هـ) تعیین حسابرس (در صورت موجودیت)؛
(و) رسیدگی به موضوعاتی که از گزارش هیئت مدیره ناشی میشود و نیاز به تصویب فیصله خاص ندارد.
اطلاعدهی امور خاص
3.3 در اطلاعیه جلسه عمومی باید ماهیت هرگونه موضوع (غیر از امور عادی) که قرار است در جلسه مطرح گردد، بهطور کافی توضیح داده شود تا اعضا بتوانند در مورد آن تصمیمگیری آگاهانه نمایند.
رئیس جلسه عمومی
3.4 اشخاص ذیل حق دارند بهحیث رئیس جلسه عمومی ایفای وظیفه نمایند:
(الف) شخصی که توسط هیئت مدیره بهعنوان رئیس تعیین شده باشد؛
(ب) در صورتی که هیئت مدیره کسی را تعیین نکرده باشد یا شخص تعیینشده قادر به اداره جلسه نباشد:
(i) رئیس (President)،
(ii) معاون رئیس، در صورتی که رئیس قادر به اداره جلسه نباشد، یا
(iii) یکی از اعضای هیئت مدیره که در جلسه حضور داشته باشد، در صورتی که رئیس و معاون رئیس هر دو قادر به اداره جلسه نباشند.
رئیس بدیل جلسه عمومی
3.5 اگر هیچ شخصی مطابق این طرزالعملها ظرف مدت ۱۵ دقیقه پس از زمان تعیینشده برای برگزاری جلسه، قادر به اداره جلسه نباشد، اعضای دارای حق رأی که در جلسه حضور دارند باید یک شخص حاضر را بهحیث رئیس جلسه انتخاب نمایند.
لزوم نصاب (Quorum)
3.6 هیچ موضوعی (بهجز انتخاب رئیس جلسه و تعویق یا ختم جلسه) در جلسه عمومی مورد بررسی قرار نمیگیرد، مگر اینکه نصاب اعضای دارای حق رأی موجود باشد.
نصاب برای جلسات عمومی
3.7 نصاب برای پیشبرد امور در جلسه عمومی عبارت است از ۳ عضو دارای حق رأی یا ۱۰ فیصد اعضای دارای حق رأی، هرکدام که بیشتر باشد.
عدم تکمیل نصاب در آغاز جلسه
3.8 اگر در مدت ۳۰ دقیقه پس از زمان تعیینشده برای آغاز جلسه عمومی، نصاب تکمیل نشود:
(الف) در صورتی که جلسه به درخواست اعضا دایر شده باشد، جلسه خاتمه مییابد؛
(ب) در سایر موارد، جلسه به همان روز در هفته بعد، در همان زمان و (در صورت لزوم) مکان، به تعویق میافتد، و اگر در جلسه تعویقشده نیز ظرف ۳۰ دقیقه نصاب تکمیل نشود، اعضای دارای حق رأی که حضور دارند، نصاب محسوب میشوند.
از بین رفتن نصاب در جریان جلسه
3.9 اگر در جریان جلسه عمومی، در هر زمان نصاب از بین برود، ادامه بررسی موضوعات متوقف میگردد تا زمانی که نصاب دوباره تکمیل شود یا جلسه تعویق یا خاتمه یابد.
تعویق جلسه توسط رئیس
3.10 رئیس جلسه عمومی میتواند، یا در صورتی که توسط اعضای دارای حق رأی هدایت شود، باید جلسه را از وقت به وقت و (در صورت لزوم) از مکانی به مکان دیگر تعویق نماید؛ اما در جلسه تعویقشده هیچ موضوعی مورد بررسی قرار نمیگیرد، مگر موضوعاتی که در جلسه قبلی ناتمام باقی مانده باشد.
ادامه بخش ۳ – جلسات عمومی اعضا
اطلاعدهی ادامه جلسه تعویقشده
3.11 اطلاعدهی برای ادامه جلسه عمومی که تعویق گردیده است یا برای موضوعاتی که در آن جلسه بررسی میشود، ضروری نمیباشد؛ مگر اینکه جلسه عمومی برای مدت ۳۰ روز یا بیشتر تعویق شده باشد که در این صورت، اطلاعدهی ادامه جلسه الزامی است.
ترتیب اجندا در جلسه عمومی
3.12 ترتیب امور در جلسه عمومی به شرح ذیل است:
(الف) انتخاب یک شخص بهحیث رئیس جلسه (در صورت ضرورت)؛
(ب) تثبیت موجودیت نصاب؛
(ج) تصویب اجندا؛
(د) تصویب صورتجلسه جلسه عمومی قبلی؛
(هـ) رسیدگی به موضوعات ناتمام از جلسه قبلی؛
(و) در صورتی که جلسه، جلسه عمومی سالانه باشد:
(i) دریافت گزارش هیئت مدیره در مورد صورتهای مالی سال مالی گذشته و گزارش حسابرس (در صورت موجودیت)،
(ii) دریافت سایر گزارشها در مورد فعالیتها و تصمیمات هیئت مدیره از جلسه سالانه قبلی،
(iii) انتخاب یا تعیین اعضای هیئت مدیره، و
(iv) تعیین حسابرس (در صورت موجودیت)؛
(ز) رسیدگی به موضوعات جدید، از جمله موضوعاتی که در اطلاعیه جلسه به اعضا اعلام شده است؛
(ح) ختم جلسه.
روشهای رأیدهی
3.13 در جلسه عمومی، رأیدهی باید از طریق بلند کردن دست، رأی شفاهی، یا هر روش دیگری که بهطور واضح نظر اعضای دارای حق رأی را نشان دهد، صورت گیرد؛ مگر اینکه پیش از رأیگیری یا بعد از آن، حداقل دو عضو دارای حق رأی درخواست رأیگیری مخفی نمایند یا رئیس جلسه رأیگیری مخفی را هدایت دهد، که در این صورت رأیگیری باید بهصورت مخفی انجام شود.
اعلان نتیجه رأیدهی
3.14 رئیس جلسه عمومی مکلف است نتیجه هر رأیگیری را اعلام نماید و این نتیجه باید در صورتجلسه ثبت گردد
عدم جواز رأیدهی وکالتی
3.15 رأیدهی از طریق وکالت (Proxy) مجاز نمیباشد.
تصمیمگیری از طریق فیصله عادی
3.16 هر موضوعی که در جلسه عمومی مورد تصمیم قرار میگیرد، باید از طریق فیصله عادی تصویب شود، مگر اینکه طبق قانون یا این طرزالعملها، نیاز به فیصله خاص یا نوع دیگری از فیصله با حد نصاب بالاتر داشته باشد.
بخش ۴ – هیئت مدیره
تعداد اعضای هیئت مدیره
4.1 انجمن باید حداقل دارای ۳ و حداکثر دارای ۱۱ عضو هیئت مدیره باشد.
انتخاب یا تعیین اعضای هیئت مدیره
4.2 در هر جلسه عمومی سالانه، اعضای دارای حق رأی باید اعضای هیئت مدیره را انتخاب یا تعیین نمایند.
تکمیل خلأ در هیئت مدیره
4.3 هیئت مدیره میتواند در هر زمان، یک عضو را بهحیث عضو هیئت مدیره تعیین نماید تا جای خالی ایجادشده به دلیل استعفا، وفات یا عدم توانایی یکی از اعضای هیئت مدیره را در جریان دوره وظیفه وی، تکمیل نماید.
مدت وظیفه عضو تعیینشده برای تکمیل خلأ
4.4 عضوی که توسط هیئت مدیره برای تکمیل خلأ تعیین میگردد، تنها تا پایان باقیمانده دوره وظیفه عضوی که جای وی را گرفته است، در سمت خود باقی میماند.
بخش ۵ – جلسات هیئت مدیره
دعوت به جلسه هیئت مدیره
5.1 جلسه هیئت مدیره میتواند توسط رئیس یا توسط هر دو عضو دیگر هیئت مدیره دایر گردد.
اطلاعدهی جلسه هیئت مدیره
5.2 حداقل ۲ روز قبل از برگزاری جلسه هیئت مدیره باید اطلاع داده شود، مگر اینکه تمام اعضای هیئت مدیره با مدت کوتاهتر موافقت نمایند.
اعتبار جلسه با وجود عدم اطلاعدهی
5.3 عدم اطلاعدهی تصادفی به یک عضو هیئت مدیره، یا عدم دریافت اطلاعیه توسط یک عضو، موجب بیاعتباری جلسه نمیگردد.
طرز پیشبرد جلسات هیئت مدیره
5.4 اعضای هیئت مدیره میتوانند جلسات و جریان کار خود را به هر طریقی که مناسب بدانند، تنظیم نمایند.
نصاب هیئت مدیره
5.5 نصاب برای پیشبرد امور در جلسه هیئت مدیره، اکثریت اعضای هیئت مدیره میباشد.
بخش ۶ – وظایف و سمتهای هیئت مدیره
انتخاب یا تعیین سمتها در هیئت مدیره
6.1 اعضای هیئت مدیره باید در سمتهای ذیل انتخاب یا تعیین گردند، و یک عضو (بهجز رئیس) میتواند بیش از یک سمت را دارا باشد:
(الف) رئیس؛
(ب) معاون رئیس؛
(ج) منشی؛
(د) مسئول مالی (خزانهدار).
اعضای عادی هیئت مدیره
6.2 اعضایی که علاوه بر سمتهای ذکرشده در این طرزالعملها به هیئت مدیره انتخاب یا تعیین میشوند، بهحیث اعضای عادی هیئت مدیره شناخته میشوند.
وظایف رئیس
6.3 رئیس، رئیس هیئت مدیره بوده و مسئول نظارت بر سایر اعضای هیئت مدیره در اجرای وظایفشان میباشد.
وظایف معاون رئیس
6.4 معاون رئیس، معاون هیئت مدیره بوده و در صورتی که رئیس قادر به انجام وظایف نباشد، مسئول انجام وظایف وی میباشد.
وظایف منشی
6.5 منشی مسئول انجام یا فراهمسازی ترتیبات لازم برای امور ذیل میباشد:
(الف) صدور اطلاعیههای جلسات عمومی و جلسات هیئت مدیره؛
(ب) ثبت صورتجلسات جلسات عمومی و جلسات هیئت مدیره؛
(ج) نگهداری اسناد و سوابق انجمن مطابق قانون؛
(د) انجام مکاتبات هیئت مدیره؛
(هـ) ثبت گزارش سالانه انجمن و انجام سایر ثبتها نزد مرجع ثبت مطابق قانون.
عدم حضور منشی در جلسه
6.6 در صورت عدم حضور منشی در جلسه، هیئت مدیره باید شخص دیگری را بهحیث منشی جلسه تعیین نماید.
وظایف مسئول مالی (خزانهدار)
6.7 مسئول مالی مسئول انجام یا فراهمسازی ترتیبات لازم برای امور ذیل میباشد:
(الف) دریافت و واریز وجوه جمعآوریشده از اعضا یا سایر منابع؛
(ب) نگهداری اسناد حسابداری مربوط به معاملات مالی انجمن؛
(ج) تهیه صورتهای مالی انجمن؛
(د) انجام ثبتهای مالیاتی مربوط به انجمن.
بخش ۷ – حقالزحمه اعضای هیئت مدیره و صلاحیت امضا
حقالزحمه اعضای هیئت مدیره
7.1 این طرزالعملها اجازه پرداخت حقالزحمه به اعضای هیئت مدیره صرف بهخاطر عضویتشان را نمیدهد؛ اما انجمن میتواند مطابق قانون، در صورتی که یک عضو هیئت مدیره خدماتی را در نقش دیگری ارائه نماید، برای آن خدمات حقالزحمه پرداخت کند.
صلاحیت امضا
7.2 قرارداد یا هر سند دیگری که باید از طرف انجمن امضا شود، باید به نمایندگی از انجمن به شکل ذیل امضا گردد:
(الف) توسط رئیس همراه با یکی دیگر از اعضای هیئت مدیره؛
(ب) در صورت عدم امکان امضای رئیس، توسط معاون رئیس همراه با یکی دیگر از اعضای هیئت مدیره؛
(ج) در صورت عدم امکان امضای رئیس و معاون رئیس، توسط هر دو عضو دیگر هیئت مدیره؛
(د) یا در هر حالت، توسط یک یا چند شخص که از طرف هیئت مدیره صلاحیت امضا داده شده باشد.
بخش ۸ – کمیتهها
۸.۱ ایجاد کمیتهها
هیئت مدیره میتواند برای پیشبرد فعالیتهای انجمن، کمیتههای دایمی یا موقت ایجاد نماید.
۸.۲ انواع کمیتهها
انجمن میتواند شامل کمیتههای ذیل باشد
کمیته فرهنگ و هنر
کمیته زنان
کمیته تازهواردان
کمیته ورزش
کمیته آموزش
۸.۳ اعضای کمیتهها
هر کمیته میتواند شامل اعضای انجمن و داوطلبان باشد. هیئت مدیره میتواند یک عضو خود را به عنوان ناظر هر کمیته تعیین نماید.
۸.۴ مسئولیتهای کمیتهها
🔹 کمیته فرهنگ و هنر:
برگزاری برنامههای فرهنگی، جشنوارهها و فعالیتهای هنری جهت ترویج فرهنگ و میراث افغانها.
🔹 کمیته زنان:
حمایت از زنان افغان از طریق برنامههای اجتماعی، آموزشی و توانمندسازی.
🔹 کمیته تازهواردان:
کمک به افغانهای تازهوارد در زمینه ادغام، ارائه معلومات و حمایت اجتماعی.
🔹 کمیته ورزش:
برگزاری فعالیتهای ورزشی، مسابقات و ترویج سبک زندگی سالم.
🔹 کمیته آموزش:
حمایت از برنامههای آموزشی، ورکشاپها، آموزش زبان و رشد جوانان.
۸.۵ گزارشدهی
تمام کمیتهها باید فعالیتهای خود را بهصورت منظم به هیئت مدیره گزارش دهند.
۸.۶ صلاحیت
کمیتهها تحت نظارت و هدایت هیئت مدیره فعالیت میکنند.